在留期間更新で会社が用意する書類と時期【企業向け】カテゴリー別・2026年10月手数料改定

この記事のポイント

在留期間の更新は、6か月以上の在留期間を持つ方なら、満了する3か月前から申請できます。在留期間内の許可を希望する場合は、3か月前から45日前までの申請が求められています。
提出書類は、会社(所属機関)のカテゴリー1〜4によって異なります。上場企業などのカテゴリー1や、源泉徴収税額が1,000万円以上のカテゴリー2は、会社の書類は原則としてカテゴリーを証明する文書だけです。
2026年10月1日以降に受け付けた申請から、許可手数料が許可される在留期間に応じて1万円〜7万5千円(窓口申請の場合)に変わりました。
2026年4月15日以降、カテゴリー3・4の会社では「所属機関の代表者に関する申告書」などの追加書類が必要です。

※この記事の書類は、在留資格「技術・人文知識・国際業務」の更新の場合です。ほかの在留資格は、出入国在留管理庁の各在留資格のページで確認してください。

申請できる時期

時期	内容
満了日の3か月前から	6か月以上の在留期間を持つ方は、在留期間の満了する3か月前から申請できます
満了日の45日前まで	在留期間内での許可を希望する場合は、3か月前から45日前までの申請に努めるよう求められています
満了日まで	在留期間の満了する日までに申請します
満了日を過ぎても審査中	満了日までに申請していれば、結果が出る時、または満了日から2か月が経過する日が終了する時のいずれか早い時まで、引き続き従前の在留資格で在留できます(特例期間)

標準処理期間は2週間〜1か月です。
在留期間更新許可申請は、オンラインでも申請できます。
申請は本人が行います。会社の職員が申請等取次者の承認を受けている場合などは、取次ぎができます。

社員ごとの時期の管理は、在留期限の管理表をご利用ください。

2026年10月1日からの手数料

改正後の手数料は、2026年10月1日以降に受付をした申請に適用されます。2026年9月30日までに受け付けた申請は、許可が10月1日以降になっても改定前の手数料です。改定の概要は在留許可の手数料が改定(2026年10月1日施行)をご覧ください。

許可される在留期間	窓口申請(収入印紙)	オンライン申請(支払額合計)
3月以下	10,000円	10,330円
3月超6月以下	18,000円	15,330円
6月超1年未満	25,000円	21,330円
1年	33,000円	27,330円
1年超3年未満	48,000円	42,330円
3年以上5年未満	64,000円	56,550円
5年以上	75,000円	65,550円

オンライン申請の支払額合計には、指定決済代行事業者への決済手数料が含まれています(改定後の手数料は、たとえば1年なら27,000円)。
オンライン申請の手数料は、コンビニ決済または銀行決済で支払います(クレジットカード決済やQRコード決済には対応していません)。2026年10月1日以降にオンラインで申請したものは、収入印紙では納付できません。
出入国在留管理庁は、決済の案内は「@service-dgft.com」、支払方法選択・支払完了のメールは「@veritrans.jp」から送るとし、それ以外のアドレスから手数料の納付を求めるメールは詐欺だと注意を呼びかけています。
生活に困窮している方など一定の要件を満たす方は、手数料が減額・免除される場合があります(減額後は許可期間にかかわらず10,000円)。オンライン申請は減額措置に対応していないため、減額を求める場合は窓口で申請します。

会社のカテゴリー

カテゴリー	主な機関
カテゴリー1	日本の証券取引所に上場している企業、保険業を営む相互会社、国・地方公共団体、独立行政法人、イノベーション創出企業、一定の条件を満たす企業など
カテゴリー2	前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表で、源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人。カテゴリー2と同様の書類での申請を希望し、在留申請オンラインシステムの利用申出が承認された機関
カテゴリー3	前年分の法定調書合計表を提出した団体・個人(カテゴリー2を除く)
カテゴリー4	上のいずれにも当たらない団体・個人

カテゴリーを証明する文書を提出できない場合は、カテゴリー4の扱いになります。

提出書類(技術・人文知識・国際業務の更新)

すべてのカテゴリー共通

在留期間更新許可申請書
写真(指定の規格を満たしたもの)
パスポートと在留カード(提示)
カテゴリーを証明する文書

カテゴリーを証明する文書の例	カテゴリー
四季報の写し、または日本の証券取引所に上場していることを証明する文書(写し)	1
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(写し)	2・3
在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けていることを証明する文書	2(該当する機関)

カテゴリー1・2は、そのほかの資料は原則として不要です。

カテゴリー3・4で追加する書類

所属機関の代表者に関する申告書(2026年4月15日以降の申請から)
住民税の課税(または非課税)証明書と納税証明書(1年間の総所得と納税状況が記載されたもの。両方が記載された証明書であれば、どちらか一方で可)
主に言語能力を用いて対人業務などに従事する場合は、業務上使用する言語についてCEFR・B2相当の言語能力を証する資料

転職後、初めての更新の場合(カテゴリー3・4)

上の書類に加えて、次の資料も必要です。

労働条件を明示する文書(労働契約を結ぶ場合)
登記事項証明書
勤務先の沿革、役員、組織、事業内容(主要取引先と取引実績を含む)などが記載された案内書など
直近の年度の決算文書の写し(新規事業の場合は事業計画書)

カテゴリー4の場合

前年分の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料(源泉徴収の免除を受ける機関の場合は免除証明書など、それ以外の機関は給与支払事務所等の開設届出書の写しと、直近3か月分の所得税徴収高計算書などのいずれか)が必要です。

派遣で働く場合

派遣契約にもとづいて働く場合は、派遣元用・派遣先用の誓約書と、労働条件通知書、労働者派遣個別契約書、派遣元・派遣先の管理台帳、就業状況報告書の写しなどが必要です(直近の在留期間中の資料も提出)。

審査で考慮される事項

出入国在留管理庁の「在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン」(最終改正令和8年6月)では、次の事項を考慮するとしています。

考慮される事項	主な内容
1. 在留資格に該当すること	許可する際に必要な要件
2. 上陸許可基準に適合していること	原則として適合していることが求められる
3. 在留資格に応じた活動を行っていたこと	長期間にわたる再入国許可による出国なども、正当な理由がない限り消極的に評価
4. 素行が不良でないこと	退去強制事由に準ずるような刑事処分、不法就労のあっせんなど
5. 独立の生計を営むに足りる資産又は技能	世帯単位で認められれば足りる
6. 雇用・労働条件が適正であること	アルバイトを含め、雇用・労働条件が労働関係法規に適合していること
7. 納税義務等を履行していること	高額・長期間の未納など悪質なものは消極的に評価。国民健康保険料なども同様
8. 入管法に定める届出等の義務を履行していること	在留カードの記載事項の届出、所属機関等に関する届出など

3以下の事項は代表的な考慮要素で、これらにすべて該当する場合でも、総合的に考慮した結果、許可されないこともあります。
申請時には窓口で健康保険証などの提示が求められています(マイナポータルの「資格情報」画面、「資格情報のお知らせ」、「資格確認書」の提示)。提示できないことで不許可になることはないとされています。

企業が準備しておくこと

※ここからは、上記の公式資料をもとにした当サイトの分析です。

自社のカテゴリーを確認しておく:前年分の法定調書合計表の源泉徴収税額で、カテゴリー2か3かが決まります。写しをすぐ出せるように、経理と共有しておきます。
カテゴリー3・4は代表者の申告書を準備:2026年4月から追加された書類のため、過去の更新の感覚で準備すると漏れが出ます。
本人の住民税の状況を確認する:課税・納税証明書は本人が市区町村で取得します。特別徴収(給与天引き)の状況を確認しておくと安心です。
労働条件を見直す:審査では、アルバイトを含めて雇用・労働条件が労働関係法規に適合しているかが考慮されます。
手数料の負担を決めておく:2026年10月から手数料が上がりました。会社と本人のどちらが負担するかを、就業規則や社内ルールで決めておくと、更新のたびに迷いません。
本人の届出を確認する:転職・住所変更などの届出の履行も考慮されます。入社時に契約機関に関する届出を案内しておきます。

採用から退職までの全体像は外国人雇用の基本ガイドをご覧ください。提出書類は変わることがあるため、申請前に必ず出入国在留管理庁の最新のページで確認し、個別の事情がある場合は、地方出入国在留管理官署または専門家にご相談ください。

参照資料

最終確認日: 2026-10-24